Buchstabensalat

Moin.

ChatGPT kann jetzt auch Ergebnisse als Word-Dokument exportieren. Fantastisch, oder? Das ändert alles, ein echter Gamechanger. Endlich nicht mehr mit nicht editierbaren PDFs oder kryptischen Markdown-Texten arbeiten zu müssen.

Endlich bekommt ihr im Business das, was ihr haben wollt. Oder sagen wir mal besser das, was ihr verdient. Denn euer Problem sind keine PDFs. Oder dass euer geliebtes KI-Tool nicht die richtigen Dateiformate unterstützt.

Euer Problem ist, dass ihr zwar vorgebt, im Informations- oder gar im KI-Zeitalter angekommen zu sein. Aber eigentlich ist die Art und Weise, wie ihr arbeitet, noch fest zwischen Aktenschrank und Karteikasten verortet. Ihr habt beides einfach nur auf den Desktop eures Laptops gelegt. Oder, wenn ihr da schon weiter seid, „auf den Server“. Oder nach OneDrive oder Sharepoint.

Unsere moderne Wirtschaftswelt ist ausgesprochen schnelllebig geworden. Informationen fließen, werden fortwährend verknüpft, umgewandelt und analysiert. Und hier und da können wir mal durch ein kleines Bullauge einen Blick auf diese Datenströme werfen und eine Momentaufnahme machen. Oder auch viele, damit wir Trends und Anomalien erkennen können.

Was nicht so ganz in dieses Bild passt, das ist der Buchhalter oder die Ingenieurin, die Rechnungen oder Prüfberichte von Hand in Word verfassen. Oder Mitarbeitende in der behördlichen Sachbearbeitung oder im Vertrieb, die große Mühe in kunstvoll gestaltete Excel-Dateien stecken, über die ganze Geschäftsprozesse abgewickelt werden. Das passt nicht, weil diese Tätigkeiten nicht Teil unserer Datenströme werden. Weil sie oft genug außerhalb der digitalen Prozesse liegen. Und weil nichts so schnell auch noch so hehre Absichten zerstören kann wie ein Tippfehler in einer Rechnungssumme oder das Verschieben einer Abbildung in einem Report um ein paar Millimeter.

Gut, diese kleineren Fehler haben oft keine Auswirkungen. Denn anstatt des aktuellen angebot_kunde_mueller_projekt_datenablage_neu_revidiert_version2_endgültig.docx schicken wir dann doch angebot_kundemuellerprojekt_datenablage_neu_revidiert_version2_final_final.docx raus. Ist halt nicht die aktuellste Version, aber wer blickt da noch durch? Hmm, kann offenbar doch große Auswirkungen haben, so wie es aussieht. Und wenn’s nur ein deftiger Anschiss vom Chef ist (der in aller Regel noch chaotischer arbeitet, machen wir uns nichts vor).

Wir haben unglaublich viele Businessprozesse, in denen Office-Anwendungen echt nichts zu suchen haben. Briefe und Angebote setzen wir oft eh schon aus Versatzstücken zusammen, Rechnungen können auch direkt aus dem ERP kommen. Prüfberichte werden von Assistenzsystemen für Auditoren und Wartungspersonal automatisch generiert. Personalakten, Geschäftszahlen, Berichtswesen, Standardverträge. Nichts davon muss großartig von Hand bearbeitet werden. Und nichts davon muss, solange gesetzlich nicht erforderlich, als klassisches Dokument vorliegen.

Wenn ihr mal ein Dokument braucht (und ganz ehrlich, meistens braucht ihr es nicht), dann lasst so etwas von euren Systemen automatisch erzeugen. Und zwar bitte maschinen- und menschenlesbar. Aber eben auch geschützt vor Veränderung. Solche Dokumente sind nur eine Sicht auf die Daten, die ihr zusammenführt. Eben eine Form von Momentaufnahme, die ihr wie ein Foto aus dem Datenstrom zieht. Das sind keine Arbeitsdaten, das ist nur eine Info. Bestenfalls (wenn man in Staaten wie Deutschland lebt, in denen Digitalisierung über weite Strecken immer noch ein Fremdwort ist) ist es vielleicht auch eine Archivierung gemäß entsprechend gesetzlicher Pflichten.

Aber euer Arbeitsmaterial, das sind die Datenströme. Lasst euch da nicht vom Papierkram von gestern ablenken. Erst recht nicht, wenn ihr fit sein wollt für morgen: KI-Strategien zum Beispiel scheitern selten an den technischen Voraussetzungen; sie scheitern an eurer Lose-Blatt-Sammlung und eurem Ablagechaos. Und selbst wenn ihr das im Griff habt: Seid euch der Tatsache bewusst, dass Knowdledge-Graphen und RAG zwar total tolle Techniken sind, um euer Unternehmenswissen und eure Daten zentral zugreifbar zu machen, dass so etwas in der Praxis aber ganz schnell auf unüberwindliche Probleme stößt, sobald ihr Dokumente verwendet, die fantasievoll (oder total lieblos) gestaltet, aber ohne Struktur sind. Die Datenformate verwenden, die Computer nicht sauber interpretieren können. Und die im Regelfall auch in keinerlei Zusammenhang zueinander gesetzt werden können.

Ja, schön und gut, aber wie bekommt das jetzt mit all der Compliance zusammen? Der ganze Papierkram. Und die ganzen EU-Richtlinien. Und die ganzen Berichte?

Tja, wenn du das alles noch von Hand machst, dann hast du eh verloren. Berichte sollten etwas sein, was deine Systeme ausspucken. Im Idealfall vollautomatisch (die Daten können natürlich weiterhin Menschen liefen). Aber niemand sollte heutzutage mehr die undankbare Aufgabe erfüllen müssen, solche Dinger zu schreiben. Compliance ist Bürokratie, aber das muss keine Bürokratie von vorgestern sein. Das darf und sollte nachhaltige Bürokratie von heute und morgen sein. Es sei denn, du willst nur noch Bürokratie machen und keine Wertschöpfung mehr. Da kann ich dir dann nicht helfen, das ist nicht Thema dieses Newsletters.

Und all das heißt natürlich nicht, dass ihr jetzt alles, was irgendwie ein „Datei speichern“ zur Verfügung stellt, in die Tonne kloppen sollt. Die kunstvoll gestaltete Präsentation für den Vorstand, das tolle Whitepaper für das neue Produkt, das mühevoll von Hand optimierte Angebot für den Großauftrag. Diese Dokumente darf und sollte es auch weiterhin geben. Bei allem anderen, solltest du dir aber schon die Frage stellen, um eine dokumentbasierte Arbeitsweise nicht eher Dinge erschwert anstatt erleichtert. In den folgenden Fällen solltest du also nachdenken, ob du das Aktenchaos wirklich noch vergrößern musst.

• Ist der Inhalt redundant zu etwas, was irgendwo in unseren IT-Systemen eh schon vorliegt? Dann lass die Dokumente, falls gebraucht, lieber automatisch generieren. Oder verzichte ganz auf die Dokumente.

• Schaut sich das jemand an? Im KI-Zeitalter wird diese Frage immens wichtig, denn was niemand mehr wirklich liest, muss auch niemand mehr schreiben. Daten auswerten, das kann die KI auch direkt auf euren Systemen. Und auf Anfrage ’ne Management-Summary aus diesen Daten generieren auch.

• Setze ich mich durch das händische Verfassen von Dokumenten über (die für KI-Nutzung eigentlich notwendige) Maschinenlesbarkeit und Barrierefreiheit hinweg? Und falls ja, habe ich gute Gründe dafür?

• Falls ich selbst ein Dokument verfasse, kenne ich die Freigabeprozesse? Kann ich Dokumentversionen sauber ablegen? Und kann ich auch hier sicherstellen, dass das Dokument sauber von unseren IT-Systemen verarbeitet werden kann, wenn ich es einmal freigegeben habe?

Das Office-Programm deiner Wahl aufzumachen, ist heutzutage viel zu oft noch eine unbewusste Routineentscheidung. Denke um. Die Routinehandlung sollte sein, dein Office-Programm schön geschlossen zu lassen. Also raus mit den Programmicons aus der Startleiste. Kaum oder gar keine mehr Dokumente zu schreiben spart dir wahrscheinlich sehr viel mehr Zeit als jedes KI-Tool.