Optimum

Die Zeichen der Zeit stehen auf Optimierung. Nur leider optimieren wir oft genug das Falsche. Und andere Dinge bleiben dabei auf der Strecke. Noch viel schlimmer, zusehends bleiben auch Menschen dabei auf der Strecke. Und das geht gar nicht.

Ist natürlich auf den ersten Blick schon urig, wenn jemand, bei dem Prozessoptimierung ein etabliertes Standbein ist, kritisch auf Optimierung blickt.

Aber bleibt mal kurz bei mir. Ich würde nämlich sogar sagen, wer genau das nicht tut, der optimiert falsch.

1. Wir optimieren zu oft auf Effizienz

Effizienz ist natürlich nichts Schlimmes. Ineffizienz dagegen schon. Und Dinge effizient zu machen, die letztendlich nichts besser machen, das ist höchst ineffizient. Wir sollten also viel mehr Augenmerk darauf legen, dass wir Dinge effizienter machen, die schon effektiv sind. Also einen Mehrwert bieten. Oder, sofern wir uns daran trauen, dann können wir sogar die Effektivität selbst optimieren. Bessere Passung, mehr Impact, höherer Mehrwert.

Aber warum optimieren wir so oft auf Effizienz? Das hat schon ein wenig mit Scheuklappen zu tun. Den Optimierer lieben es, am eigenen Schreibtisch zu arbeiten – und wenn sie da nicht sitzen, dann sitzen sie (vielleicht nicht ganz so gerne) in Meetingräumen mit Entscheidern zusammen. Die Dinge, die sie optimieren sollten, passieren aber im operativen Geschehen. In der Produktionshalle, in den Büros der Personalabteilung, auf den Social Media Kanälen des Unternehmens. Überall da, wo Menschen arbeiten. Und wo Menschen insbesondere jeden Tag um Hindernisse herum arbeiten und komplizierten Sonderfälle lösen. Die schwierigen Kunden oder Angestellten bei der Stange halten. Also all das, was du nur mitbekommst, wenn du mit diesen Menschen sprichst und sie bei ihrer Arbeit beobachtest. Wird das perfekt sein, was du da rausziehst? Selten. Aber wenn du’s nicht tust, dann optimierst du (nicht selten ausgedachte) Metriken und Zahlen ohne echte Bedeutung. Das ist keine Optimierung für Mehrwerte, sondern für Powerpoint.

2. Wir ignorieren gerne, dass Optimierungen Kosten verursachen

Ja, ich muss das sagen, ich will ja Rechnungen stellen. 😅 Aber diese Art von Kosten ist offensichtlich. Optimierung kostet aber noch mehr. Etwas zu ändern, das stößt Menschen vor den Kopf, die den Status Quo super fanden. Heutzutage bedeutet es sogar oft genug, Menschen von ihnen geschätzte Arbeit wegzunehmen. Und selbst wer die Optimierung dankend in Empfang nimmt, der wird sich trotzdem erst einmal sie gewöhnen müssen. Plötzlich sind Dinge anders. Und das, was ich nicht mehr machen muss, wird durch Dinge ersetzt, in denen ich vielleicht noch nicht so fit bin. In werde ineffektiver in dem, was ich jeden Tag tue. Optimierung braucht also Führungsqualitäten, um zu kompensieren, aufzufangen und Wege aufzuzeigen. Und sie braucht Leute, die diese versteckten Kosten benennen, damit ihre Sichtbarkeit eben nicht durch den Mantel der Ignoranz wegoptimiert wird.

3. Wir optimieren ohne Weitblick

Tragfähige Optimierung ist immer nachhaltig. Dem steht der Drang zu kurzfristigen Steigerungen, zu Quick WIns, oft entgegen. Versteht das nicht falsch, ich halte das ganz traditionell mit Kotter und denke schon, dass Veränderung Quick Wins braucht. Viele Organisationen versuchen aber, ausschließlich Quick Wins zu produzieren. Das wird mit jedem Schritt schwieriger. Denn jeder Quick Win ist eine Abkürzung, die an anderer Stelle eine Brücke für andere Möglichkeiten einreißt (da, noch ein Kostenfaktor!). Optimierung ist nicht nur „wie geht das besser”, sondern auch ganz viel „was wäre wenn”. Und das ist eine Frage der Stabilität. Sind Optimierungsmaßnahmen biegsam und anpassungsfähig genug, wenn sich die Umstände ändern? Oder war dann alles für die Katz?

Optimierung ist also nicht nur Taktik. Sondern auch ganz viel Strategie. Und das gilt erst recht, wenn man bedenkt, was Optimierung in der Realität ist. Nämlich nichtlinear. Und damit:

4. Wir vereinfachen zu sehr, wenn wir optimieren.

Was soll das heißen, Optimierung ist nichtlinear? Nun, allzu schnell neigen wir dazu, Dinge gegen ein Ziel zu optimieren. Wir reden dann gerne immer von Durchsatz, ROI, Volumen. Optimieren nur allzu schnell gegen Metriken und KPIs (obwohl die Grundregel der Optimierung ist, genau das nicht zu tun). Halt, was so gerade ansteht. Aber mehr ist nicht immer besser; mehr heißt oft in anderen Dingen weniger. Kostenersparnisse gehen zu Lasten von Personal und Zufriedenheit. Vielleicht auch auf Kosten von Qualität und Umweltverträglichkeit. Will ich alle glücklich machen, dann arbeitet vielleicht niemand mehr (habe ich so noch nicht gesehen, ist aber häufig ein Argument 😁).

Organisationen, ihre Strukturen und vor allem die darin ablaufenden Prozesse sind ein komplexes System. Jedes Stellrad verdreht auch alle anderen Stellräder in gewissen Maße. Manche Stellräder kennen wir noch nicht mal. Wir können daraus viele spannende Schlüsse ziehen, aber den Ausflug in das interessante mathematische Feld der nichtlinearen Optimierung erspare ich euch jetzt mal (sollte man aber kennen, wenn man ML/KI macht 😉). Im Grunde läuft’s salopp darauf hinaus, dass jede Optimierung im besten Fall auch ein Kompromiss ist. Im schlimmsten Fall macht es andere Dinge sogar so viel schlimmer, dass der Zugewinn durch die Optimierung keine Rolle mehr spielt.

Und ja, nichtlineare Problemstellungen brauchen nichtlineares. Das muss man nicht nur wollen, sondern auch können, denn intuitiv und mit Bauchgefühl passt da garnix.

Ha, eigentlich die perfekte Überleitung zu meinem Favoriten:

5. Wir optimieren nicht auf „Be Better“ auf Organisationslevel, sondern auf „Feel Good“ des Einzelnen.

Sich effizienter und effektiver vorzukommen, das ist ein gutes Gefühl. Aber leider ist es auch ganz oft ein Trugschluss. Mehr noch, man macht damit vieles kaputt. Das ist so ein bisschen wie Beschleunigungslöcher in die Motorhaube zu dengeln, damit man sich einbilden kann, dass man schneller ist.

Das war schon immer ein Problem. Heutzutage, wo jeder mit generativer KI und mit wenig Verständnis für Abläufe und Zusammenhänge (und die Unvorhersehbarkeit von GenAI-Agenten), da ist Optimierung einfach nur noch eine Black Box. Ich habe was gemacht, also muss ich jetzt ja wohl effektiver sein. Das LLM sagt ja auch, dass das jetzt viel besser ist.

Vielen reicht ja diese Illusion der Effizienzsteigerung aus. Das ist auch gut so. So haben die momentan exponentiell steigenden Zahlen an Automatisierungsexperten auch genug zu tun.

Nicht deins. Okay. Dann Klartext für das, was vor dir liegt:

Der Weg zum Optimum ist lang, steil und steinig.

Und ankommen wird man auch nie. Man wird nur fitter.

Aber wir können den Weg gerne ein Stück weit zusammen gehen.