Projekte

Projekte schlagen fehl. Das kann man sich schönreden oder es gar ignorieren, aber wenn man sich die jährlichen Studien der großen Unternehmensberatungen ansieht (und das gerne aus den letzten 30 Jahren), gibt es daran keinen Zweifel. Viel zu langsam, viel zu teuer, und das, was dann vielleicht irgendwann dabei rauskommt, haut auch niemanden vom Hocker. Mal sind es 25 % fehlgeschlagene Projekte, mal 50 %, oder auch mal 65 %. Das ist dabei keine Varianz über die Jahre. Sondern einfach eine Frage der Messlatte. Ist „etwas“ fertig geworden ist halt eine ziemlich andere Perspektive als „es ist fertig geworden und bringt uns wirklich etwas“. Beides ist im Rahmen dessen, was man sich selbst (und den eigenen Vorgesetzten) vormachen möchte, schon irgendwie legitimierbar. Und beides ist irgendwie auch Mist. Denn erfolgreiche Projekte, ja, die wären schon schöner.

Aber warum bitte sind wir, trotz toller Methoden, trotz immer besserer Tools und fähigen Projektmanager:innen so schlecht darin, Projekte, vor allem IT- und Digitalisierungs-Projekte, zum Ziel zu führen? Und können wir daran etwas ändern?

Ich denke ja, und das müssen wir sogar. Denn fehlschlagende Projekte, das kann sich niemand mehr leisten. Vor allem KMU und Mittelstand können sich das nicht leisten. Wer dem Fortschritt eh schon hoffnungslos hinterherhinkt, sollte nicht durch teure und langwierige Fehltritte noch mehr den Anschluss verlieren.

Ich persönlich zum Beispiel liebe Projekte (egal ob Softwareprojekte, Prozessanpassungen oder Changeprojekte) mit übersichtlichem Budget (im mittleren fünfstelligen oder niedrigen sechsstelligen Bereich) und kurzen Laufzeiten (zum Beispiel 3-6 Monate). Das ist kontrollierbar. Das hält die eigenen Fachabteilungen und Dienstleister davon ab, ohne Ende unnötiges Personal auf ein Projekt zu werfen. Das macht Ergebnisse überprüfbar und erlaubt eine gewisse Bodenhaftung. Und es erzwingt einen Fokus, der den meisten Projektteams früher oder später verloren geht. Wenn in drei Monaten etwas präsentabel und testbar sein muss und in sechs Monaten in den praktischen Einsatz geht, dann ist das eine andere Hausnummer als deine ERP-Umstellung, die schon im Testbetrieb 4+ Jahre braucht und dich nach Abschluss (in Jahr 6 oder so) mit einem System zurücklässt, dass schon wieder 3 Jahre veraltet ist.

Aber das allein reicht nicht. Projekte brauchen auch Verantwortungsträger:innen. RACI-Matrizen und Organigramme schön und gut, aber Verantwortung ist nicht das, was auf dem Papier steht. Es ist das, was alle Projektbeteiligten im Projekt leben. Worauf sie sich selbst (!) comitten. Vom Testingenieur bis zur Entscheiderin im Vorstand, in einem Projekt tragen viele Menschen Verantwortung. Und die muss klar geregelt und für alle Beteiligten ersichtlich sein. Fehlt das, dann wird die Verantwortung gerne im Kreis herumgereicht. Und am Ende hat sie dann niemand mehr. Und alle geben einander die Schuld.

Also braucht es auch Transparenz und Kommunikation. Wir müssen sehen können, wo wir stehen. Wir müssen wissen, was das Projektziel ist, ob es sich geändert hat und ob wir uns noch darauf zu bewegen. Ob alles bedacht worden ist oder wir etwas vergessen haben und nun sehr teuer und sehr aufwendig nachliefern müssen. Ob wir noch genug Ressourcen haben, um es zu erreichen. Und ob wir die Erwartungshaltungen noch erfüllen. Unrealistische Erwartungshaltungen nützen niemandem etwas. Solche Projekte scheitern immer. Falsche Erwartungshaltungen sind fast noch schlimmer, denn sie werden oft so klar kommuniziert, dass niemand auch nur einen Gedanken daran verschwendet, sie zu prüfen. Um dann festzustellen, dass Herausforderung, Lösung und Erwartungshaltung nicht übereinander passen.

Je kleiner dein Team, je kleiner dein Projekt, desto einfacher wird das. Und wenn es mit großen Projekten nicht klappt, dann sollte man auf kleinere Projekte setzen. Bis man es und sich im Griff hat. Natürlich ist das kein Garant für einen Projekterfolg. Unrealistische Erwartungen, fehlende Budgets, mangelndes Vertrauen in Fachexperten und vor allem den Augen verlieren des zu lösenden Problems und noch viel mehr der Menschen, für die man es löst. Das alles kann auch kleine Projekte scheitern lassen. Aber mit kleineren Teams wird das unwahrscheinlicher. Mit kleineren Budgets tut es weniger weh. Und mit kleineren Zeiträumen macht man die Fehler noch früh genug.

Ich mache mit meinem Team und meinen Partnern Software- und Transformationsprojekte für KMU und Mittelstand und setze stets alles daran, dass diese wirklich objektiv zum Erfolg geführt werden. Einige Mittel, wie das Gelingen kann, stelle ich nicht nur bei LinkedIn, sondern auch auf der Digitalen Woche Dortmund 2024 vor. Komm gerne vorbei. Oder lass uns jederzeit gerne über dein Projekt reden und wie auch das zum Erfolg wird.

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